Webinar: Så startar du en återbrukshubb med Eksta Bostad

När Palats bjöd in till webinar med Johanna och Johan från Eksta Bostad blev det snabbt tydligt varför bolaget precis utsetts till Årets återbruksraket i Palats Royal Reusers 2025. På bara ett halvår har de gått från idé till en fullt fungerande återbrukshubb – och redan sparat över 500 000 kronor.

Det här är berättelsen om hur ett relativt litet bostadsbolag i Kungsbacka lyckades mobilisera hela organisationen, skapa engagemang och bygga ett arbetssätt som både sparar pengar, tid och miljö.
🎥 Titta på hela webinaret här
📚 Läs svaren på frågorna som ställdes i webinaret

Ett litet bolag med stort klimatfokus

Eksta Bostad ägs av Kungsbacka kommun och förvaltar cirka 3 400 hyresrätter samt ett hundratal lokaler. Trots sin storlek har bolaget länge legat i framkant inom energi och hållbarhetsfrågor — bland annat med solfångare som varit i drift sedan 80-talet.

Att ta klivet in i återbruk var därför en naturlig förlängning av Ekstas värdeord: ekonomi, kvalitet, service, trivsel och ansvar.

“För oss handlar återbruk om att bryta slit-och-släng-normen och ge saker ett längre liv. Det är mer normalt – och mer hållbart.”
– Johanna, teknisk förvaltare

Från idé till återbrukshubb – hur allt började

Under 2023 inspirerades Eksta av Brukar Halland, andra bostadsbolag och Palats webinar. Intresset växte – men det behövdes mer än entusiasm för att få organisationen med på tåget. Lösningen blev ett målarbete, en strukturerad intern satsning där medarbetare får utveckla ett specifikt område. Här klev Johanna och Johan fram och tog täten.

För att få ledningen med på resan använde de en enkel men effektiv strategi:

Vitvaror och material som idag kastas har ett högt nyvärde och stora klimatvinster – perfekt för att argumentera för förändring.

Sätt ett konkret mål
Startmålet sattes till en besparing på 200 000 kr första året. Det visade sig snabbt vara i underkant.

Så byggde Eksta sin återbrukshubb

Eksta startade med två enklare lokaler – en för vitvaror och en för övrigt material. Fokus blev vitvaror, helt enkelt för att:

• De är dyra

• De har hög klimatpåverkan

• De är lätta att återanvända

• Många “halvpar” (kyl/frys) ändå byts i samband med fel

Så funkar Ekstas arbetsflöde

1.  Fastighetsskötare identifierar något som kan återbrukas

2. Johans team hämtar, bedömer, rengör och lagar vid behov

3. Allt inventeras i Palats med bilder, beskrivningar och nypris

4. Materialet blir direkt bokningsbart för hela organisationen

5. Utlämning sker smidigt via tydliga uppställningsytor

Teamet valde tidigt att satsa på enkelhet och snabbhet. För att underlätta startfasen hämtade teamet aktivt in 95 % av materialet själva — ett medvetet drag för att få fart och bygga kultur.

Engagemanget växer – och ger oväntade effekter

Ett av Ekstas mest inspirerande exempel är hur de involverat hela organisationen i återbruk. När två förskolor skulle demonteras samlades alla medarbetare för att ta tillvara köksinredning, dörrar, porslin, toaletter och radiatorer. Resultat blev ett stort internt engagemang, mängder av material att återbruka och en gemensam upplevelse att "det här är något vi gör tillsammans".

Att kommunikationen varit tydlig och återkommande har också varit en nyckel. Eksta använder interna kanaler för att dela nya fynd i hubben, aktuella resultat och lyckade återbruk från vardagen. 

VD och styrelse har också blivit engagerade löpande och efterfrågar numera uppdateringar själva.

Resultatet – Ekstas återbruk hittills:

Det ursprungliga målet på 200 000 kronor nåddes snabbt – och sedan fortsatte kurvan rakt uppåt.

• 500 000 kr sparat

• Största kategorin: vitvaror

• Största CO₂-besparingarna: vitvaror & lekplatsutrustning

• Tidsvinster när delar kan hämtas inom minuter

• Mindre nyinköp, färre transporter och mindre avfall

“Det bästa är när vi kan lösa en hyresgästs problem på tio minuter genom att hämta en begagnad del. Servicegraden höjs direkt.” Johan

Utmaningar längs vägen – och hur de löstes

Trots de stora framstegen har Eksta stött på flera utmaningar längs vägen. Till en början var det svårt att få hela organisationen att tänka återbruk i första hand och att vänja sig vid att söka i Palats innan de beställde nytt. Man fick även tänka nytt vid vitvarubyten, där oftast bara en av delarna är trasig och det därför finns stor potential att återbruka mer. De insåg också behovet av att standardisera hur data läggs in, och arbetar nu med gemensamma rutiner för inventering och prisinläggning för att säkerställa korrekt statistik. Samtidigt ville de göra återbruk både roligt och lättillgängligt, och en uppskattad invigning med korvgrillning och öppet hus hjälpte många att upptäcka hubben och komma igång.

Ekstas framtidsplaner

När det första målarbetet avslutas blickar Eksta framåt och planerar nu att ta nästa steg genom att skapa en större, samlad återbrukslokal som rymmer både verkstad, förvaring, mottagning och utbildning. Samtidigt vill de utöka teamet och avsätta mer dedikerad tid för återbruk, så att de kan arbeta mer uppsökande och stötta fastighetsskötare i att inventera sina förråd. De ser också stora möjligheter i ett fördjupat samarbete med Kungsbacka kommun och K2C, bland annat kring cyklar, materialflöden och gemensamma resurser. Dessutom planerar de att utveckla fler reparationsmoment, som målning och renovering av köksluckor — en både billigare, snabbare och mer hållbar väg än att byta ut. Eksta ser sitt återbruk som en resa som bara har börjat, och ambitionen är att växla upp rejält.

Eksta visar att återbruk fungerar i praktiken

Ekstas resa visar att man inte behöver stora speciallokaler, extra resurser eller komplexa system för att komma igång. Det som verkligen krävs är engagemang, nyfikenhet, uthållighet och rätt verktyg.

Stort grattis igen till utmärkelsen Årets återbruksraket – och tack för att ni delar med er av er resa!

Frågor och svar från webinaret med Eksta Bostads AB

Det viktigaste var att inspirera med konkreta exempel från andra bostadsbolag. Johanna delade webinars och case från Tunabyggen och Mimer, och klippte ut de mest relevanta delarna för att göra det enkelt att ta till sig. Återbruk ligger helt rätt i tiden eftersom det kopplar direkt till hållbarhetsmålen, och de flesta fastighetsägare känner igen sig i att ha lager av material som inte används. Genom att visa på både miljönytta och ekonomiska besparingar blev det lättare att få gehör hos ledningen. Palats kan bidra med material för att presentera för ledningen. Hör av dig här om du vill ha hjälp.

Hur får ni organisationen att aktivt kolla regelbundet efter vad som finns i hubbarna?
Nyckeln är kontinuerlig kommunikation. Ledningen har gett teamet utrymme i de interna kanalerna där de regelbundet delar lyckade exempel och uppdaterar om resultat. De har även presenterat på personalmöten och arbetar genom förvaltarna som i sin tur påminner sina team. Resultatet syns direkt när kommunikationen ökar. Dessutom underlättar Palats appen enormt eftersom fastighetsskötarna alltid har den i fickan och snabbt kan kolla tillgänglighet när de är ute på jobb.

Nyttjar även de projekt som ni driver, tex renoveringar/ombyggnationer, materialen i återbrukshubbarna?
Absolut, projekten är en viktig källa till material. Eksta har hämtat vitvaror från ett pågående ROT projekt och fått in mycket från renoveringen av ett stort vård och omsorgsboende. En bonus var att materialet ofta var i princip oanvänt trots att det var några år gammalt, vilket gjorde det extra attraktivt. Inför kommande projekt planerar de att integrera återbruk ännu tydligare så att material tas tillvara löpande under hela projektets gång.

Gör ni något med materialet som ni samlar in i hubbarna? Fixar iordning, reparerar?
Ja, hubben är uppdelad i olika zoner. Det finns ett rum med färdiga produkter som är rengjorda och redo att användas direkt, samt ett reparationsrum där teamet kan plocka reservdelar och göra enklare lagningar. Fastighetsskötare är välkomna att komma dit och öva på att byta delar i lugn och ro istället för att experimentera hemma hos hyresgästen. De samlar även på sig reservdelar som grönsakslådor och handtag. Johan har dessutom börjat experimentera med att lackera om köksluckor, vilket kan spara hela kök från att bytas ut i onödan.

Är lokalen öppen för att era fastighetsskötare kan komma dit och se vad som finns inne?
Ja, alla fastighetsskötare har tillgång. Eftersom de flesta redan har jour och sköter pannor använder de samma nyckel till hubbarna, vilket gör det enkelt att titta in. Men i praktiken behöver de sällan besöka lokalen fysiskt eftersom Palats appen ger full överblick. De kan kolla lagerstatus direkt i telefonen när de står i en lägenhet och behöver en ny produkt eller en reservdel.

Vad innehöll den utbildning ni nämnde, höll ni den, var det digitalt?
Utbildningen hölls digitalt av Charlotte på Palats. Den gick igenom hur verktyget fungerar i praktiken samt de rutiner som organisationen behöver följa. En fördel med att ta in någon extern var att medarbetarna fick höra budskapet från ett nytt håll, vilket kan ge extra tyngd jämfört med när samma personer internt upprepar samma sak.

Hur hanterar ni garantier?
För internt återbruk på förvaltningsnivå ser Eksta garantifrågan som en ickefråga. Resonemanget är enkelt: har en produkt redan överlevt sin garantitid så har den bevisat sin hållbarhet och kommer sannolikt fungera länge till. Garantidiskussionen är mer relevant vid nyproduktion och ombyggnation på fastighetsutvecklingsnivå. Amelie lyfte även att Fabege, som driver en av de största återbrukshubbarna, knappt har haft några garantiärenden alls.

Återbrukar ni något externt eller är det framförallt internt?
Hittills har fokus legat på internt återbruk, men externa samarbeten är på gång. Eksta har etablerat kontakt med Kungsbacka kommun och organisationen K2C (Kungsbacka Andra Chans), som arbetar med att renovera cyklar som en arbetsmarknadsåtgärd. Redan idag levererar Eksta cyklar från sina cykelrensningar till K2C, och nu undersöker de möjligheten att få tillbaka renoverade cyklar att placera ut i bostadsområdena. De har även tidigare samarbetat med Mölndals stads återbrukscentral Kikås när förskolor skulle rivas.

Hur ser kostnaderna ut kopplade till återbruket, tex personal och lokaler? Hade ni svårt att hyra ut lokalerna som blev Hubbar eller valde ni lokalerna aktivt för det strategiska läget?
Lokalkostnaderna är i princip noll. Eksta använde befintliga förråd som tidigare stod halvtomma eller fyllda med gammalt arkivmaterial som ändå behövde rensas. Lokalerna valdes för sina centrala lägen i kommunen och för att de är lättillgängliga med bil. Personalmässigt har Johan, William och David fått utrymme att arbeta med återbruk när det finns tid. Den största kostnaden är systemverktyget Palats. Men med över 500 000 kronor i dokumenterade besparingar på bara ett halvår har investeringen redan betalat sig flera gånger om. Som Johanna uttryckte det: "Det är inte en kostnad, det är en investering."

Det visas i en bild att klimatpåverkan från kyl/frys kombo är cirka 5708. Kan du förklara hur den beräknas?
Klimatbesparingar som visas i Palats baseras på schablonvikt och schablonklimatpåverkan per produktkategori. Värdet presenteras i kg CO₂e och representerar en produkts påverkan under produktionsskedet (A1-A3). 

Palats använder sig av följande databaser som underlag för klimatdata:

• Boverkets klimatdatabas
• SYKEs klimatdatabas
• EPD International
• EPD Norge

För byggmaterial hämtas majoriteten av klimatdatan från Boverkets och SYKEs klimatdatabaser och för möbler och inventarier hämtas datan primärt från EPD International och EPD Norge.

Ser ni ett problem med att återbruka lekplatser pga de ställda krav på offentliga lekplatser. När ni inte kan återanvända vad gör ni då?
Nej, vi ser möjligheter, alla iordningställda lekplatser ska besiktigas enligt SS-EN 1176-1, 1176-7 och SS-EN 1177 osv. Vi har gjort bedömningen att utrustning som ska flyttas ska överleva en ominstallation och besiktning av resultatet.

När vi inte kan återanvända, har vi hittills köpt nytt, nu finns säkert möjlighet att söka via ex. Klaravik eller kanske vi a kommuners återbruk eller liknande.

Uppdaterar vaktmästarna själva om de tar ut något från förråden. Vem uppdaterar generellt då förråden får in nya saker?
Under uppstartsfasen har teamet, främst Johan, William och David, stått för cirka 95 procent av både inhämtning och registrering i systemet. Detta har varit ett medvetet val för att sänka tröskeln och låta övriga medarbetare fokusera på att börja tänka återbruk i vardagen. Målet framåt är att varje fastighetsskötare ska hantera sitt eget område och själva leverera in samt registrera material.

Hur hanterar ni glappet mellan behov som uppstår och resurser som ännu inte är registrerade men finns i organisationen? Finns arbetssätt eller verktyg för att fånga upp dem i tid?
Detta är ett identifierat utvecklingsområde. I oktober skickade Eksta ut en inventeringsmall där alla uppmanades att gå igenom sina fastigheter och dokumentera vad som finns i förråden, inklusive mått, antal och skick. Nästa steg är att aktivt besöka medarbetare och fråga vad de har stående. En smart lösning de använder är att inte alltid flytta tungt material till hubben. Istället skapar de en digital adress i systemet så att alla kan se var exempelvis en pall betongpannor finns, utan onödiga transporter.

Vill du se hur Palats kan hjälpa ditt fastighetsbolag  att bygga upp en liknande modell?
Boka en demo eller kontakta oss för att höra hur andra fastighetsbolag har gjort.