Webinar: Stångåstadens återbruksarbete: från pilot till digital hubb

När Palats bjöd in till webinar med Linnea Stenberg och Albin Eklöf från Stångåstaden blev det snabbt tydligt att man med en vision och praktisk handling kan skapa en återbrukshubb i absolut toppklass.

Stångåstaden är Linköpings kommunala bostadsbolag med cirka 19 000 lägenheter och 325 fastigheter. Eftersom bolaget är en ren tjänstemannaorganisation, utan egen förvaltningspersonal, bygger återbruksarbetet på ett nära samarbete med ramavtalsentreprenörer. Det gör att återbruk inte bara behöver fungera internt, utan också i praktiken för externa aktörer i vardagen.



🎥 Titta på hela webinaret här
📚 Läs svaren på frågorna som ställdes i webinaret

Från idé till beslut: förstudie och test

Arbetet med återbrukshubben började med en förstudie där Stångåstaden omvärldsbevakade andra initiativ och testade olika arbetssätt i liten skala. De genomförde återbruksinventeringar i lägenheter, testade en enkel obemannad hubb i ett cykelförråd och analyserade vilka produkter som byttes ut mest i förvaltningen.

En viktig  insikt var att återbruk inte kan vara ett separat projekt vid sidan av verksamheten. För att fungera långsiktigt måste det integreras i befintliga processer för underhåll, ombyggnation, upphandling och förvaltning.

Business case: att få med ledningen

För att få ett beslut från ledningen tog Stångåstaden fram ett business case trots begränsad data.
De utgick från:

• nypris på produkter som byts ut
• ett uppskattat återbruksvärde (ofta 50–75 % av nypris)
• driftkostnader för lokal och bemanning
• uppskattad klimatbesparing
• värdet för varumärke och kundrelation

Resultatet blev en tvåårig pilot med målet att spara 30 ton CO₂e. Redan efter cirka sex månader har de nått ungefär halva målet.

Stångåstadens hubb är cirka 1 500 m² och används främst för produkter kopplade till lägenheter. De vanligaste produktflödena är kyl och frys, vitvarutillbehör, WC-stolar, handfat, badkar och innerdörrar.

Flödet ser ut så här:

1. Produkter identifieras vid renovering eller ombyggnation
2. De inventeras och demonteras
3. Transport till hubben
4. Rengöring och funktionstest
5. Fotografering och registrering i system
6. Placering i rätt zon i hubben

Lokalen är tydligt zonindelad, vilket gör det enkelt att hitta produkter både fysiskt och digitalt.

Digitalt system som möjliggörare

En avgörande faktor för att lyckas är ett digitalt system. Med Palats kan entreprenörer stå i en lägenhet, upptäcka ett behov och direkt söka efter en produkt i återbrukshubben. 

För att detta ska fungera krävs:

• tydliga bilder
• korrekta mått
• information om skick
• exakt placering i hubben
• möjlighet att reservera produkter

Stångåstaden har också lagt till egna produktkategorier och schabloner för att få bättre uppföljning, till exempel för större industrimaskiner.

Entreprenörerna – den viktigaste framgångsfaktorn

Eftersom verksamheten bygger på externa entreprenörer blev deras engagemang avgörande. Ett första försök med öppna informationsmöten gav låg uppslutning. I stället började Stångåstaden bjuda in entreprenörer individuellt till hubben. Det gjorde stor skillnad. Genom att visa hur enkelt det är att använda systemet och hur processen fungerar i praktiken ökade användningen snabbt. En tydlig effekt var att återbruket ökade direkt inom de produktområden där entreprenörerna hade introducerats. Stångåstaden var också tydliga med ansvarsfördelningen: om frågor uppstår från hyresgäster är det de själva som tar dialogen, inte entreprenören.

”Någonstans så handlar det ju om att vi ska leverera en funktion och en kvalitet. Inte en ålder på ett material.”
/Linnea Stenberg, Hållbarhetsspecialist på Stångåstaden. 

Hyresgästens syn på återbruk

En vanlig oro inför återbruk är att kunder ska vara negativa till att få begagnade produkter. Stångåstadens erfarenhet är motsatsen. Reaktionerna från hyresgäster har varit övervägande positiva, och vissa har till och med visat intresse för att själva köpa produkter från hubben.
Fokus har varit att leverera funktion och kvalitet – inte nödvändigtvis nytt.

Drift och bemanning

Hubben är bemannad två förmiddagar i veckan. När entreprenörer blir trygga i arbetssättet får de egen tillgång till lokalen via digitalt lås.

Driften består av:

• intern projekt- och driftgrupp
• studenter som arbetar med rengöring, fotografering och registrering
• entreprenörer som hjälper till med funktionstest och enklare reparationer

Kvalitetssäkring är centralt, hubbens trovärdighet bygger på att produkterna är hela, rena och fungerar.

Resultat och uppföljning

Stångåstaden följer upp både klimatnytta och ekonomiskt värde löpande. De publicerar resultat internt och planerar att utveckla uppföljningen ytterligare, bland annat genom att kunna se återbruk per entreprenör eller avdelning. Detta skapar också drivkrafter i organisationen, till exempel genom jämförelser och ökad transparens. Efter pilotfasen ska hubben gå över till ordinarie förvaltning.
Parallellt planerar Stångåstaden att:

• Etablera en separat återbruksyta för utemiljöprodukter
• Inkludera möbler och intern inredning i systemet
• Utveckla arbetssätt för återbruk i större projekt
• Fortsätta förbättra uppföljning och analys

Tips till andra som vill starta sitt återbruk

Stångåstadens erfarenhet visar att det viktigaste är att komma igång. Albin och Linneas råd är att:

• Lär av andra och återanvänd befintliga lösningar
• Börja i liten skala och testa praktiskt
• Ta fram ett enkelt men tydligt business case
• Skapa struktur i lokalen från början
• Gör det enkelt för användarna
• Involvera rätt personer tidigt, särskilt entreprenörer
• Säkerställ kvalitet och tydlig information
• Integrera återbruk i befintliga processer
  
  

Det viktigaste är inte att allt är perfekt från start – utan att börja, testa och utveckla arbetssättet över tid.


Frågor och svar från webinaret med Stångåstaden

Vi är som sagt i startgroparna när det gäller återbruk i projekt, men bjuda in, visa upp, sätta en tydlig ambition tillsammans med projektledaren och diskutera möjligheter tillsammans med projektörerna. Vår erfarenhet är att mycket handlar om dialog och kommunikation, vända och vrida på utmaningarna tillsammans och förklara varför vi gör detta.

Vad kom ni fram till med hyresgästföreningen?
För frågor angående hyresgästföreningen kontakta Linnea på Stångåstaden. 

Vem rengör och rekonditionerar?
Timanställda studenter samt konsulttekniker rengör och rekonditionerar produkterna som kommer in. 

Hur avtalar ni kring garantitider vid återbruk efter ett genomfört projekt?
Vi har inga produktgarantier på återbrukat material, däremot lämnar entreprenören garanti på utfört installationsarbete.

Är lokalen öppen för att era fastighetsskötare kan komma dit och se vad som finns inne?
Ja, alla fastighetsskötare har tillgång. Eftersom de flesta redan har jour och sköter pannor använder de samma nyckel till hubbarna, vilket gör det enkelt att titta in. Men i praktiken behöver de sällan besöka lokalen fysiskt eftersom Palats appen ger full överblick. De kan kolla lagerstatus direkt i telefonen när de står i en lägenhet och behöver en ny produkt eller en reservdel.

Hur många resurser har varit involverade i projektet?
Lite svårt att säga rakt av. Men förstudieprojektet hade en projektgrupp som bestod av 5 personer
(1 projektledare, 1 hållbarhetsspecialist, 1 byggprojektledare och 2 förvaltare) och implementeringsprojektet har haft en projektgrupp bestående av 4 personer (1 projektledare, 1 hållbarhetsspecialist, 1 energistrateg och 1 förvaltningsspecialist). Dock har det ju varierat hur mycket tid dessa roller har lagt under olika perioder, det är aldrig någon roll som arbetat enbart med detta. Sedan en månad tillbaka har vi nu, som vi nämnde, Elin på plats som ska jobba som förvaltare och hubbansvarig (ca 30%). Därtill har projektet haft en styrgrupp bestående av 3-4 chefer från organisationen. Utöver dessa interna resurser har vi som tidigare nämnts anlitat både studenter och ramavtalsentreprenörer.

Finns det en graf/statisk där även CO₂ påverkan finns med?
Det går både att få fram diagram direkt på analys-sidan i Palats, men man kan även göra en excel-export därifrån för att kunna skapa just det diagram som vi visade i presentationen.

Ni nämnde att det är ramavtals entreprenörer som nyttjar hubben. Nyttjas hubben även vid större ombyggnads entreprenader?
Vi är i startgroparna när det gäller det, i något enstaka projekt har vi fått till det än så länge. Men utvecklingsarbete pågår.

Vad har ni för bemanning på plats i hubben? Egen peronal ? Arbetmarknads-resurser?
Egen personal under öppettiderna (men vi har ordnat med två kontorsplatser i hubben för att man ska kunna sitta där och jobba med annat) för att kunna svara på frågor, ta emot feedback och hjälpa nya/ovana entreprenörer med uthämtning samt hantera transporter till och från hubben.

Reserverar man artikeln direkt på plats i Palats också så att det finns kvar när man kommer till hubben?
Jajjamen, när man lägger en beställning på en artikel på marknadsplatsen i Palats så har man 7 dagar på sig att hämta ut den innan ordern makuleras automatiskt. Vilket ju i praktiken innebär att man kan reservera i 7 dagar. 

Rent praktiskt, hur flyttar studenterna på produkterna till rätt zon? Hur hanterar de tunga saker? Arbetsmiljö osv.
Med hjälp av pirra och handtruck, är det något större så hjälps vi åt.

Jobbar Linköpings kommun med återbruk? För nu pratar vi bara bostadsbolaget?
Stångåstaden är Linköpings kommunala bostadsbolag, och ja det vi pratade om idag rör bara Stångåstaden. Men både vårt systerbolag Lejonfastigheter (fastighetsägare för lokaler med kommunal verksamhet) och Linköpings kommunorganisation arbetar också med återbruk på olika sätt utifrån sina verksamheter. Mer om det går bl a att läsa här: Lejonfastigheter och  Linköpings kommun.

Vill du se hur Palats kan hjälpa ditt bolag att bygga upp en liknande modell?
Boka en demo eller kontakta oss för att höra hur andra bostadsbolag har gjort.