4 minute read
Vi pratade med Kenny Jumlin som på sin förra arbetsplats, ett av Sveriges största Life Science-bolag, byggde upp ett system för återbruk av möbler och byggmaterial.
Samtalet kretsade kring en vanlig utmaning: många verksamheter har stora mängder möbler, inredning, byggprodukter och utrustning som redan finns i organisationen, men som är svåra att hitta, överblicka och använda igen. Resultatet blir ofta att nytt köps in samtidigt som användbara produkter står undangömda i förråd.
Börja där problemet är tydligast
Ett återkommande problem är att inte börja för stort. I stället kan det vara klokt att starta där behovet är mest konkret, till exempel i överfulla förråd eller i samband med en ombyggnation. Genom att inventera det som redan finns går det snabbt att synliggöra värden som annars riskerar att glömmas bort.
När produkter väl är registrerade blir de lättare att hitta, boka och använda igen. Det gör återbruk till ett praktiskt alternativ i vardagen, inte bara en ambition på strategisk nivå.
Enkelhet är avgörande för att återbruk ska fungera
För att återbruk ska fungera behöver det vara enkelt, menar Kenny. Medarbetare ska snabbt kunna se vad som finns tillgängligt och förstå hur de kan beställa eller reservera produkter. Ju mer återbruket liknar andra digitala flöden som människor redan känner igen, desto lägre blir tröskeln.
En viktig del är också att involvera rätt personer tidigt. Administratörer, inköpare, projektledare och andra nyckelroller kan fungera som interna ambassadörer och hjälpa organisationen att tänka “finns det redan?” innan nytt köps in.
Från pilot till arbetssätt
Ett bra sätt att komma igång är att testa återbruk i mindre skala under en begränsad period. En pilot gör det möjligt att visa konkreta resultat, till exempel minskade inköp, frigjorda ytor, sparade pengar och minskad klimatpåverkan.
När resultaten blir synliga blir det också lättare att få internt stöd för att skala upp arbetet. Det kan handla om att skapa tydligare rutiner, samla produkter i ett gemensamt lager eller tillsätta en person som ansvarar för inventering, logistik och daglig hantering.
Logistik och lager gör stor skillnad
Återbruk handlar inte bara om att veta vad som finns, utan också om att få produkterna dit de behövs. Därför behöver transporter, lagerplatser och rutiner vara genomtänkta.
Ett gemensamt lager kan förenkla mycket, men det behöver inte vara stort från start. Det viktiga är att börja på en nivå som går att hantera och sedan utveckla arbetssättet efterhand. För transporter mellan orter behöver man ofta samordna leveranser och väga transportkostnaden mot värdet av att undvika nyinköp.
Entreprenörer behöver komma in tidigt
När återbruk rör byggmaterial eller installationer blir entreprenörerna en viktig del av lösningen. Där är det ofta svårare än med exempelvis möbler, eftersom branschens arbetssätt och affärsmodeller inte alltid är anpassade för återbruk.
Ett tydligt medskick var därför att återbruk behöver skrivas in i upphandlingar, avtal och projektplaner. När arkitekter, byggare och andra parter involveras tidigt ökar chansen att material faktiskt tas tillvara och används igen.
Produkter med olika återbrukspotential
En annan viktig lärdom är att alla produkter inte har samma återbrukspotential. Vissa saker efterfrågas ofta, som stolar, bord, whiteboards och viss utrustning. Andra produkter kan vara svårare att få cirkulation på, exempelvis äldre förvaringsmöbler som inte längre matchar dagens arbetssätt.
Därför är det viktigt att följa upp vad som faktiskt används igen. Med data över cirkulation, besparingar och kategorier kan organisationen fatta bättre beslut om vad som ska sparas, renoveras, säljas, skänkas eller återvinnas.
Återbruk är både kultur och struktur
Det kanske viktigaste från samtalet var att återbruk behöver bli en naturlig del av vardagen. Det kräver både struktur och kultur: ett system som gör produkterna synliga, rutiner som gör flödet enkelt och människor som hjälper organisationen att ändra beteende.
När återbruk blir lätt att göra rätt kan organisationer minska onödiga inköp, frigöra ytor, spara pengar och samtidigt minska sin klimatpåverkan.
Att börja behöver inte vara komplicerat. Det kan räcka med ett förråd, tydliga rutiner och en vilja att testa. Därifrån kan återbruk växa från ett sidoprojekt till ett självklart arbetssätt.
🎥 Titta på hela webinaret här
Frågor och svar från webinaret
Hanterar ni även ventilationsinstallationer som internt återbruk?
Ja, i de fall ventilationsmaterial demonterades och sparades hade det hanterats som internt återbruk. Däremot nådde vi aldrig riktigt dit i praktiken, främst på grund av utmaningar kopplade till entreprenörernas incitament och arbetssätt kring återmontering av återbrukat material.
Renoverade ni också möbler eller återbrukar ni bara rakt av?
Vi gjorde viss enklare renovering, exempelvis genom att byta mindre reservdelar på stolar för att förlänga livslängden. Vi såg också att det växer fram allt fler aktörer som erbjuder mer omfattande renovering och uppgradering av både möbler och byggprodukter.
Hur håller ni ner kostnaden för att flytta möbler från andra orter i Sverige, t.ex. Lycksele till Malmö, till ett uppställningslager eller för utskick för återbruk på annan ort?
Vi kom aldrig fullt ut till ett arbetssätt där vi återbrukade mellan orter. Tanken var att samordna transporter och endast skicka material när tillräckligt stora volymer kunde transporteras samtidigt. På så sätt kan transportkostnaden fördelas på flera produkter. För längre transporter behöver man också väga transportkostnaden mot värdet av att undvika nyinköp.
Inventerade ni kontorsytor också eller höll ni enbart till förråden?
Vi började med förråden eftersom det gav störst effekt med minst arbetsinsats. Att löpande hålla inventeringen uppdaterad ute på kontorsytorna för cirka 1 500 medarbetare bedömde vi som svårt. Däremot inventerade vi lokaler och fastigheter som skulle totalrenoveras eller avvecklas.
Hur har ni gjort för att få med er entreprenörer? Eller kvarstår svårigheten?
Det är fortfarande en utmaning. Vår erfarenhet är att återbruk behöver vara en tydlig del av upphandlingar och kontrakt för att fungera väl. När entreprenörer involveras tidigt i projekt och återbruk finns med som krav eller incitament blir resultaten betydligt bättre.
Har ni även sålt överblivna möbler externt (förutom till era anställda)?
Ja. Vi sålde viss utrustning via Klaravik auktion och i vissa fall även via möbelleverantörer i samband med nyinköp. Vi arrangerade också interna loppisar där anställda och deras föreningar kunde köpa utvalda möbler.
Var det något motstånd internt mot att börja med återbruk över nyinköp?
Det största hindret i början var att visa att arbetssättet faktiskt skapade värde. Därför startade vi med en pilot under ett år. När vi kunde visa upp konkreta resultat i form av ekonomiska besparingar och ökad cirkulation av material blev det enklare att få stöd för en långsiktig satsning.
Hur har ni löst transporter av möbler mellan olika kontor i Sverige? Och har ni alla överblivna möbler samlade på samma ställe?
Mellan de olika fastigheterna på vår huvudsajt samordnade vi transporter på fasta dagar. Vi hade också fördelen att kunna samla allt överblivet material i ett gemensamt lager, vilket förenklade både logistik och inventering avsevärt.
Vem administrerade appen hos er?
Under pilotfasen administrerades systemet av ett mindre team på 2–3 personer som lade cirka 10 % av sin arbetstid på återbruksarbetet. När verksamheten växte anställdes en dedikerad lagermedarbetare som ansvarade för inventering, lagerhantering, utleveranser och den dagliga driften.
Några erfarenheter att återvinna inventarier mellan kontor i olika länder, t.ex. inom Europa?
Vi kom aldrig hela vägen till internationellt återbruk, men såg stor potential i att kunna synliggöra utrustning mellan olika länder och verksamheter. För internationella transporter behöver man ta hänsyn till tull, importregler och transportkostnader. Vår bedömning var att det främst är mer värdefull utrustning som lämpar sig för återbruk mellan länder, exempelvis specialiserad laboratorieutrustning.
Vill du se hur Palats kan hjälpa ditt bolag?
Boka en demo