7 minute read
Umeå universitet har arbetat med återbruk av möbler under många år. Men när mängden möbler och förråd växte blev det allt svårare att få överblick över vad som faktiskt fanns, var det fanns och hur det kunde användas.
I vårt webinar berättade Sofia Önell, inredningsarkitekt, Krister Fredriksson, flyttsamordnare, och Lisa Redin, miljö- och hållbarhetsstrateg, om hur universitetet har utvecklat sitt arbetssätt och digitaliserat sina möbelförråd.
Resultatet är ett mer strukturerat återbruk där möbler och inredning kan få nya användningsområden, samtidigt som universitetet kan följa både ekonomiska och klimatmässiga resultat.
Från personberoende till struktur
Återbruk var långt ifrån nytt på Umeå universitet när arbetet med att digitalisera förråden började. Eftersom basmöblering ingår i universitetets grundhyror har man länge haft centrala förråd på campus. Utmaningen var snarare att få överblick.
Krister Fredriksson beskrev hur kunskapen om vad som fanns i förråden länge var personberoende. Förfrågningar kunde komma via telefonsamtal, sms, lappar eller blanketter. Att svara på frågor som ”Har ni ett bord?” blev svårt när det inte fanns någon gemensam bild av vad ett ”stort bord” faktiskt var. Samtidigt fanns det över 20 förråd utspridda på campus. Digitaliseringen blev därför ett sätt att göra det som redan fanns synligt och tillgängligt för fler.
Först behövde förråden få ordning
En viktig lärdom från Umeå universitet är att digitaliseringen inte började med själva systemet.
Först behövde förråden städas och struktureras. Man gjorde en grov rensning och började skapa bättre ordning mellan olika typer av möbler. Exempelvis kunde stolar, sittmöbler och skrivbord samlas på olika platser.
Först därefter blev det möjligt att inventera och digitalisera innehållet på ett bra sätt. Det kan låta självklart, men är en viktig poäng för organisationer som står inför samma resa: ett digitalt system skapar överblick, men det ersätter inte behovet av att ha ordning på det fysiska flödet.
Ett gemensamt språk blev en viktig del av arbetet
En annan lärdom var vikten av att bestämma hur möblerna skulle beskrivas. När flera personer inventerar är det lätt att samma typ av möbel får olika benämningar. En stol kan exempelvis beskrivas som en elevstol av en person och en mötesstol av en annan.
För att undvika detta satte sig Sofia och Krister tillsammans och gick igenom sortimentet. Under en förmiddag bestämde de gemensamt vilka benämningar och kategorier som skulle användas. Det gjorde inventeringen mer enhetlig och sökningen enklare.
Återbruk som en del av universitetets klimat- och hållbarhetsarbete
Umeå universitetet började arbeta mer systematiskt med klimat- och hållbarhetsfrågor omkring 2020. I den universitets övergripande klimat- och hållbarhetsplanen från 2021 fanns en aktivitet kring möjligheten att digitalisera möbelförråden. Återbruk finns även med i universitetets miljö- och hållbarhetspolicy och i Lokalförsörjningsplanen. Det innebär att återbruk inte enbart blir en fråga för enskilda medarbetare eller projekt. Det finns en gemensam riktning och en styrning som gör att arbetssättet kan leva vidare över tid.
En förskjutning i sättet att tänka
I stället för att börja med frågan ”Vad ska vi köpa?” börjar man nu med att titta på vad som redan finns. För Sofia har detta inneburit en tydlig förändring i hur hon arbetar som inredningsarkitekt.
Tidigare började ett projekt ofta med att titta på nya produkter och därefter undersöka om något kunde återbrukas. Nu är ordningen den omvända: först tittar man på vad universitetet redan har och vad som kan användas, och därefter på vad som behöver kompletteras.
1. Vad kan vi återbruka internt?
Finns det något i de egna förråden som kan användas?
2. Vad kan vi renovera eller rekonditionera?
Kan en befintlig möbel få längre livslängd genom exempelvis omklädnad eller annan renovering?
3. Vad kan vi köpa in som redan är återbrukat?
Om det inte finns rätt produkt internt kan man titta på återbrukade produkter på marknaden.
4. Vad behöver vi köpa nytt?
Först när de andra alternativen är uttömda blir nyinköp aktuellt. Då försöker universitetet också göra val med lång livslängd och cirkulära egenskaper..jpg?width=1500&height=1000&name=Umea_uni_Lok-0003_251217_MPN-(1).jpg)
Återbruk behöver fungera i praktiken
Det digitala systemet är en viktig del, men återbruket bygger också på ett praktiskt flöde.
När möbler blir över kontaktas Krister eller Sofia. De bedömer vad som ska sparas, vad som kan läggas ut på den interna marknadsplatsen och vad som bör reserveras för kommande projekt.
Alla möbler läggs alltså inte automatiskt ut på marknadsplatsen i Palats, vissa produkter behöver sparas till ett kommande projekt och vissa byggnader har tydliga inredningskoncept som universitetet vill behålla. Det kräver därför både digital överblick och kunskap om verksamhetens behov.
När en medarbetare har hittat en möbel på marknadsplatsen sköter universitetet dessutom leveransen. Umeå stadsbud används för de praktiska delarna kring hämtning, transport och utkörning.
Rekonditionering förlänger livet på möblerna
Umeå universitet arbetar också med rekonditionering, framför allt av stolar och fåtöljer. Genom upphandlade leverantörer kan möbler exempelvis kläs om eller målas om.
Det gör att möbler som annars kanske hade blivit stående i ett förråd kan få ett nytt användningsområde och samtidigt en längre livslängd. Ett tydligt exempel är universitetets nya tentamenshus, där omkring 560 befintliga stolar kunde återanvändas efter att ha klätts om.
Ekonomin är också en del av bedömningen. Universitetet uppskattar att rekonditionering ofta kan kosta ungefär hälften så mycket som att köpa nytt. Samtidigt bedöms varje möbel utifrån bland annat skick och förväntad återstående livslängd.
Resultat som går att följa
Från januari 2025 har Umeå universitet återbrukat möbler till ett värde av närmare 7 miljoner kronor, vilket motsvarade omkring 133 000 kilo CO₂e i beräknad klimatbesparing.
Samtidigt har arbetet fortsatt att växa. När webinaret spelades in hade drygt 100 användare tillgång till den interna marknadsplatsen och över 60 olika enheter var anslutna. För universitetet är siffrorna ett kvitto på att arbetssättet fungerar, men också på att potentialen är betydligt större.
Kommunikation är en förutsättning
En av de kanske tydligaste lärdomarna från Umeå universitet är att det inte räcker att bygga ett system. När marknadsplatsen lanserades lade universitetet mycket tid på kommunikation. Kommunikationsenheten kopplades in och arbetet omfattade bland annat mejl, intranät, informationsmöten och material på campus. Det gav resultat. Lanseringen blev en av de större nyheterna på universitetets intranät under vintern.
Sofia, Krister och Lisa lyfter också vikten av att avsätta tid och resurser och att ha en gemensam målbild. Återbruk behöver vara ett arbete som organisationen driver tillsammans, inte något som vilar på en enskild eldsjäl.
Från enskilt återbruk till ett nytt arbetssätt
Umeå universitets resa visar att digitalisering kan göra stor skillnad för en organisation som redan har återbruk i praktiken, men saknar överblick och struktur. Det handlar samtidigt om mer än ett digitalt system. Det handlar om att förändra hur man planerar, köper in, förvaltar och använder möbler och inredning.
När frågan går från ”Vad behöver vi köpa?” till ”Vad har vi redan?” förändras också förutsättningarna för återbruk. Och kanske är det just där den största förändringen ligger: att se möbler och inredning som resurser med ett värde över tid.
🎥 Titta på hela webinaret här
Frågor och svar från webinaret
Hur mycket av det ni återbrukat kommer till användning igen?
Vi har ingen siffra på det tyvärr, men så länge möblerna är fräscha så nyttjas dem. Vissa möbler är vi nog inne på tredje eller fjärde placering.
Har ni även rengöring av textilmöbler innan ni lämnar ut möbler?
Vi rengör själva det som går (enklare tvätt/tork). Om det är svårare fläckar så kan vi köpa dem tjänsten via vår serviceorganisation. T. ex tvätt av mattor och gardiner.
Ägs möbler och inredning centralt av universitetet?
Umeå universitet har centrala förråd eftersom basmöblering ingår i grundhyran. Universitetet har därför mycket möbler centralt. Allt som finns i de centrala förråden räknas som centralägt. Vissa institutioner köper dock in möbler själva och behåller då ägandet.
Hur fick ni till det gemensamma språket i benämningarna?
Sofia och Krister satte sig tillsammans en förmiddag och gick igenom vilka produkter som fanns i Palats. De kom gemensamt överens om vad olika produkter skulle kallas och vilka benämningar som kändes mest logiska.
Hur stora förråd skulle ni säga krävs för att driva detta på er storlek av verksamhet?
Umeå universitet har i dagsläget över 20 förråd i Palats. Förråden är olika stora och vissa är större enskilda förråd medan andra är flera mindre. Vi har också valt att i vissa fall ha mindre förråd kopplade till specifika hus eller inredningskoncept.
Kan andra universitet köpa från er marknadsplats?
Inte i dagsläget. Marknadsplatsen är intern och endast tillgänglig för personer inom Umeå universitet med universitetsmejl.
Att renovera, klä om kan vara dyrt. Finns det en ekonomisk fördel jämfört med att köpa nytt?
Ja. Umeå universitet uppskattar att rekonditionering ofta kan kosta ungefär hälften jämfört med att köpa nytt. De bedömer dock varje möbel från fall till fall och tittar bland annat på om möbeln är i tillräckligt bra skick för att kunna användas ytterligare 5–10 år.
En fråga gällande större projekt och rekonditionering: om lokalerna ska tömmas för ombyggnation, låter ni företaget som ska rekonditionera lagra möblerna till inflytt?Det har Umeå universitet inte gjort hittills. I ett större projekt med över 500 stolar delades exempelvis rekonditioneringen upp i etapper. Leverantören tog emot stolarna i omgångar eftersom det inte fanns möjlighet att lagra hela mängden samtidigt.
Hur många sköter fotografering samt digitaliseringen av allt?
Till vardags är det tre personer som arbetar med detta. Vid större projekt kan fler personer behöva hjälpa till, beroende på projektets storlek och hur snabbt inventeringen behöver genomföras. De har även anlitat konsulter.
Vem/vilka gör det faktiska jobbet med inventering, transport m.m.?
Inventeringen görs av olika personer beroende på situation. Krister gör den ibland själv, Umeå stadsbud gör ofta inventering i samband med att de hämtar eller kör ut möbler, och vid större projekt kan externa konsulter anlitas. Umeå stadsbud står också för de praktiska transporterna och utkörningen till användarna.
Vem klär om möblerna?
Umeå universitet använder upphandlade leverantörer via de avtal som finns genom Kammarkollegiet. Leverantörerna har i sin tur avtal med exempelvis lokala tapetserare och möbelsnickare. Umeå universitet bestämmer vad som ska göras med möbeln och beställer sedan arbetet.
Återbrukar ni endast möbler eller även fast inredning, exempelvis dörrar, porslin och pentryn?
Arbetet omfattar framför allt möbler och inredning. De har även återbrukat porslin, exempelvis till gästforskarbostäder. Dörrar och pentryn återbrukas inte av universitetet inom detta arbete. Däremot återbrukar fastighetsägarna viss fast inredning, och Akademiska Hus har exempelvis börjat använda Palats för byggvaror.
Återbrukar ni även gardiner?
Ja, delvis. Gardiner kan vara svårare att återbruka eftersom längder, färger och andra egenskaper kanske inte passar i den nya miljön. Men om gardinerna är i bra skick tar universitetet tillvara på dem. Ett exempel var gardiner från en lokal som tömdes och som fortfarande var mycket fräscha. De har inventerats i Palats och har börjat återbrukas. Ofta behöver vi sy om och anpassa då.
Har ni en egen verkstad med anställda som renoverar osv?
Nej, rekonditioneringen görs genom upphandlade leverantörer och deras underleverantörer, exempelvis tapetserare och möbelsnickare. Mindre/enklare åtgärder kan vi göra själva.
Från vilket år började ni med Palats, för att ha koll på besparingarna?
Umeå universitetet började arbeta mer systematiskt med klimat- och hållbarhetsfrågor omkring 2020 och hade 2021 en aktivitet i sin klimat- och hållbarhetsplan om att utreda möjligheten att digitalisera möbelförråden genom en pilotstudie. Marknadsplatsen lanserades sedan i januari 2026.
Kan man få ta del av er återbrukspolicy?
Vi undersöker den saken och återkommer.
Kan ni beskriva om det här arbetet leder till att ni köper möbler av högre kvalitet?
Vid nyinköp väger vi in möblernas livslängd och cirkulära egenskaper. Vi försöker exempelvis välja neutrala tyger på arbetsstolar så att möblerna kan användas i flera olika byggnader över tid och ställer krav på certifiering eller miljömärkning. Eftersom vi återbrukar i så hög grad samt har ett högt slitage i våra miljöer så väljer vi alltid hög kvalitet på vår inredning. Det ökar möjligheterna att återbruka.
Vill du se hur Palats kan hjälpa ditt bolag?
Boka en demo